Context

Om aan onze publieke taak te kunnen voldoen en herleidbaarheid van ons handelen te borgen is het van groot belang om onze interne informatiehuishouding op orde te hebben. Daarbij dient deze onder andere te voldoen aan eisen zoals gesteld in de archiefwet.

Cruciaal hierbij is dat de interne informatiehuishouding op de juiste wijze middels systemen wordt gefaciliteerd. Het kan hierbij gaan om systemen ter ondersteuning van de informatie flow richting de politieke organisatie, maar ook om systemen waarin specifieke informatie wordt vastgelegd.

In 2016 zijn hiervoor voorbereidende werkzaamheden verricht, die in 2017 een vervolg krijgen.

Acties

  1. Wij verzorgen de gunning en start van de implementatie van de vervanging van EDO.
  2. Wij verzorgen de gunning en implementatie van de doorontwikkelde SAP-omgeving.
  3. Wij maken overheidsinformatie actief openbaar conform de Wet Open Overheid.

Toelichting op voortgang

Eind 2017 zijn door het aanbestedingsteam de inschrijvingen voor de vervanging van EDO, het systeem voor documentmanagement en workflow voor de stukkenstroom, gescoord. De kwaliteit van de inschrijvingen is als onvoldoende beoordeeld. De aanbesteding heeft daarom niet tot gunning geleid.  De vervanging van EDO vormt de basis voor diverse andere informatievraagstukken. De ontstane vertraging kan belemmerend werken op de voortgang.

Met ingang van 2018 is de ingebruikname van de verbeterde SAP omgeving een feit. In deze implementatie zijn de door de accountant voorgestelde verbeteringen gerealiseerd. Project is binnen de tijd en budget uitgevoerd.

De in 2017 voorziene inwerkingtreding van de Wet Open Overheid (WOO) is uitgesteld. Het is nog niet duidelijk welke consequenties de WOO zal hebben voor de provinciale werkprocessen en werkwijzen. Niettemin hebben wij binnen het Strategische Informatieplan (STIP)  in de vorm van een open data strategie een ambitie voor open data vastgelegd, waarbij transparantie het belangrijkste uitgangspunt zal zijn. Die ambitie vergt stevig verankerde processen en een hoog “open data bewustzijn” binnen de organisatie. Gedurende de tweede helft van 2017 en het eerste kwartaal van 2018 is een kwartiermaker actief om die ambitie te realiseren.  Daarnaast is onderzocht welke acties verder nodig zijn om dit te verbreden. Hierbij wordt de nadruk gelegd op de toepassing van open data als instrument bij beleidsontwikkeling of -uitvoering.

Financiën

Voor de financiële toelichting, zie beleidsdoel.

Basisinformatie

Verantwoordelijk portefeuillehouder:

Boele Staal

Rol provincie:

Wij zijn investeerder en uitvoerder.

Looptijd prestatie:

Niet structureel. Eindigt naar verwachting in 2019

Relatie met reserve Natuurnetwerk Nederland / Kwaliteit van Overijssel:

Nee.